fippa

一系列个人，业务和研究信息，例如：

• 学生信息，包括学生人数，学术记录
• 电子邮件，电子文件，纸质文件
• 员工信息，包括人事记录
• 与合同，供应商，运营计划有关的信息
• 我们的校友数据库中包含的校友信息

请注意，健康记录属于单独的立法（PHIPA - 个人健康信息保护法）

履行职责所必需的信息可以从持有信息的来源中获取。获得信息的工作人员必须维持信息的机密性。

信息官员自由官位于行政办公室，可以在EXT到达。1114或通过电子邮件至：privacyoffice@sl.on.ca。公司服务高级副总裁负责SLC在FIPPA领导下的合规性。新利18平台下载圣劳伦斯学院（St. Lawrence College）在严格的时间限制方面与遵守FIPPA有关：因此，收到访问请求的工作人员必须立即将请求转发给信息官员自由官员。

将警察的所有查询转介给校园安全办公室。安全将处理调查，提交适当的报告并通知信息自由官员。FIPPA有豁免将个人信息发布给执法人员，但是必须集中处理此类查询 - 因此，校园安全办公室将协调大学的回应。

只有在您有雇员或学生的明确（书面）同意时，才能提供参考信息。我们有向学生签署授权圣劳伦斯学院以回应参考查询的表格。要求员工提供书面同意书（即内部职位的参考检查同意书的填写）或电子邮件/票据（如果是针对外部雇主）。

没有任何。请参阅呼叫者，以便人力资源，如果个人要求，他们会准备特定的信件。如果请求是关于学生的，请将呼叫者重定向到适当的学术运营经理。

对于18岁以下的学生，学生和父母（或有合法监护权的人）都应签署同意书。对于18岁或以上的学生，学生应签署同意书 - 父母或有合法监护权的人的同意。

一些课程概述指出，在某些情况下需要进行医学文件来验证缺席的原因。残疾学生应就此要求通过其可及性辅导员进行工作。一些程序还指出了程序手册中的此类要求。另请参阅学术政策中的第6.1项。

答：姓名和圣劳伦斯学院的电子邮件地址可以共享出于小组工作的目的。除此之外，学生还应决定他们选择与同学共享的个人联系信息。

不。但是，如果是紧急情况，您必须提出自己与学生（或在员工协助下）联系，并要求学生与请求者联系。

答：没有，除非学生签署学生同意书。Although parents/legal guardians/spouse may believe they have a right to a student’s attendance and/or academic record, especially if they are paying the tuition, such information may be shared with a parent/legal guardian/spouse only with the student’s explicit written consent.

答：如果学生与父母/法定监护人/配偶一起出席，则可能是口服的，或者学生必须填写并签署学生同意书。

联系您的同事院长或经理，学术行动，讨论您需要收集的信息以及原因。他们将帮助您确保表格中包括适当的措辞和对立法的参考。副院长和经理，学术行动可以在需要时与信息自由官员联系以寻求帮助/支持。

答：是的。在大专的背景下，个人信息包括学生的论文，作业，考试和考试，成绩和学术地位，以及教授对他们的工作的评估评论。

答案：未退还给学生的作业，考试和考试必须在上次使用后至少保留一年，以便学生有合理的机会获得他们的访问权限。除了一年的保留要求之外，只要对它们进行操作需求，就可以保留一年的任务，考试和考试，然后被切碎而秘密摧毁。

答：为了保护个人的隐私，应通过充分的监督和安全收集学生的工作，并应保留并返回给他们，并适当关注安全。在可能的情况下，直接返回给学生。请勿在学生可能会看到他人的作业的一般领域留下文件。

答：最好在封面内写评论和成绩，而不是在其他人可能会看到它们的首页上。

答：应该避免发布成绩的纸质副本，相反，应鼓励学生在学生信息系统和/或学习管理系统（例如Blackboard）上验证自己的成绩。如果发布成绩，则必须确保匿名。成绩是学生的个人信息，以任何形式的成绩发布可以导致个人识别（例如成绩 +名称 +/或学生编号）的成绩被视为入侵其个人信息。

答：仅收集促进小组工作所需的最低信息。如果小组工作是本课程既定的一部分，请在课程大纲中告知学生他们的个人信息，并用于制定小组工作时间表。

答：可以使用匿名的学生工作样本，最好是在学生的明确书面同意下。同样，FIPPA还具有研究协议所需的特定信息。如果进行研究，则必须遵循研究和计划办公室的政策和程序。研究和计划或研究伦理委员会都可以提供有关解决涉及人类受试者的研究的政策的指导。

答：如果情况/事件涉及有关圣劳伦斯学院社区成员的个人信息，则据了解，信息的报告不得违反一个人的机密性，并报告信息的报告应确保个人的隐私权。

除非在照片，视频或录音中的个人同意新使用或披露的个人中，否则不得用于原始收集通知中未识别的照片，视频或录音录音。

在网站上发布信息时必须谨慎行事。挂在学校走廊的墙上时可能相对无害的信息（例如学生或员工的名称或照片）在网站上发布时可能会出现严重的隐私问题。可以下载并将其与其他信息结合使用的信息可能会导致隐私的侵犯，并可能引起人们对人身安全和保障的重大关注。

答：是的

FIPPA将个人信息定义为“记录有关可识别个人的信息”。在收集个人信息的情况。请注意，个人信息不包括有关其业务身份的信息；因此，有关圣劳伦斯学院员工的信息与其业务身份有关，不被认为是个人信息。

在大多数情况下，只有在与之相关的个人的同意书（明确或隐性的同意书）中，可以使用和披露个人信息。但是，如果在这种披露并不构成不合理的侵犯隐私的情况下，可以在未经同意的情况下披露。圣劳伦斯学院已经确定，校园的简单出勤并不构成不合理的隐私入侵。然而，在实用和礼貌的情况下，谨慎要求个人同意，尤其是在图像或录音可能被认为更敏感的情况下。因此，走进咨询部门的学生的图像比走进图书馆的学生更敏感。

答：与一小群人一起，只需问他们即可。对于较大的团体，您可以公告，在活动中的地方的入口处发布书面通知，或在网站上发出通知。关键是要确保通知引起您希望拍摄或记录的个人的注意，然后遵守他们的愿望。

请记住，您无需向以其正式身份行事的圣劳伦斯学院工作人员提供通知或获得同意。但是，这样做是很常见的。

如果照片，音频或视频录制将存储在图像库中和/或将来用于其他目的，那么获得书面同意很重要。同意书的同意书必须放弃赔偿和释放（即圣劳伦斯学院对第三方滥用或更改任何此类照片/录音概不负责；圣劳伦斯学院及其任何官员，其任何官员，董事，代理人，雇员或仆人都会从使用或滥用此类图像的所有行动，索赔，损失或诉讼中释放出来；等等。根据照片/录音的预期用途，还需要包括有关赔偿和释放的其他语言 - 请联系信息自由官员以寻求准备豁免。

答案：口头同意意味着有人告诉您您可以拍摄照片，或者对它们进行音频或视频录制，并以您在通知中概述的方式使用它。当某人的行为表明他们同意拍照或录制音频/视频时，就会发生隐含同意。

暗示同意的示例是：

• 您告诉某人您将要拍她的照片放在教师网站上，她愿意为此摆姿势。
• 您宣布一堂课，所有不想被包括在您的视频中的人都应该移至房间的一侧；那些不动的人暗示他们同意被录制视频。
• 在许多情况下，口头或暗示同意就足够了，但是您可能希望将其记录为文件，以便在以后出现问题的情况下保留记录以证实同意。

答案：为了支持学生的学习，可以允许教师的电子设备和班级记录，并按照《安大略省人权法》和/或安大略省《残疾人法》的可及性要求。还请参考学术政策的相关部分。

ANSWER: If a video recording, audio recording, filming or photographing students in a specific activity is required to facilitate learning and feedback and/or evaluation of students’ attainment of a learning objective of the course, then you need to ensure that you advise them as to why it is required and what will be done with the recording at the end of the semester. It is recommended as a best practice that notice be provided in the course outline that such activity will occur.

答：虽然每次拍照，视频或录音录制时，都可以谨慎地获得同意书，但在某些情况下，获得书面同意书很麻烦或不需要。在以下情况下使用同意书：

对于所有圣劳伦斯学院的营销和广告活动

对于将来要重新使用的照片，音频或视频录制

对于任何情况，您认为拥有个人同意拍照或录制并同意使用和披露其声音或图像的书面记录很重要

答：不。不被认为是对个人隐私的不合理的入侵，可以拍摄一个简单地记录校园出勤率的个人的形象。但是，如果实用的话，要求同意是谨慎而有礼貌的。

答：您可能需要从网络上删除照片或音频/视频录制，或者销毁包括您没有同意的图像的材料。应避免这种情况，因为它涉及圣劳伦斯学院声誉的成本和风险，以及隐私委员会对和调查的投诉和调查。

答：是的，如果第三方代表圣劳伦斯学院或圣劳伦斯学院使用照片，视频或录音。如果第三方为自己的目的拍照，则第三方必须遵守第三方的法律要求，以及圣劳伦斯学院的任何规则。圣劳伦斯学院是私人财产，因此个人和组织必须遵守圣劳伦斯学院的政策和程序。应告知第三方圣劳伦斯学院被Fippa覆盖，他们必须尊重我们学生的隐私。我们将需要第三方拍摄照片或制作视频或录音录音，这会要求对象同意。

答：FIPPA是追溯性的，因此，圣劳伦斯学院有责任保护其监护权或控制中所有个人信息的隐私。员工应考虑追溯获得同意的好处，尤其是对于活动网站上的图像。

答案：只要使用图像或录制和/或存储在图像库中，就应保留同意书（以及有关口头或暗示同意的任何文件）。

我们有候选人（内部和外部）填写参考书同意书，表明他们同意谁可以联系参考。如果候选人（外部）或员工后来要求查看参考信息，我是否必须将其发布给他们？

答案：否。Fippa提供了向个人提供的豁免，以提交信息，以评估和意见材料为“确定适用性，资格或资格”提供，其中披露将揭示提供信息的来源，谁在可能的情况下提供了信息。合理地认为，来源的身份及其评论将被信任。”

我是选拔委员会的主席，我对接受采访的候选人委员会成员的申请人和笔记的简历负有什么责任。

所有相关文件，包括简历，笔记等，都应在访谈结束时收集，并授予招聘经理进行审查和下一步。做出招聘决定后，经理将把所有材料转发给人力资源。

圣劳伦斯学院可以使用校友记录与毕业生保持持续的联系，并出于其自己的筹款活动，如果个人信息对于筹款活动是合理必要的，并且只要遵循某些步骤。

圣劳伦斯学院通过纸张和电子出版物保持与毕业生的联系。毕业后，为此目的提供了有关毕业生的大学校友办公室的信息。

学术政策和计算策略的可接受用途还包含有关此主题的相关信息。

员工电子邮件被视为圣劳伦斯学院的记录，可能是Fippa下的访问请求的主题。

所有员工都有义务创建记录，并期望可以披露记录。省略不必要的信息；收集并仅记录完成任务或满足要求所需的信息。记录应该是事实，客观的，并且仅包括相关内容。在书面交流中谨慎使用幽默 - 可能不会在上下文或以后的日期中理解。确保应限制应限制发行量的记录被明确标记为机密。

隐私漏洞是未经授权的收集，使用或披露某人的个人信息，违反了《信息自由与隐私法》或《个人健康信息保护法》。如果怀疑或确认隐私漏洞，请立即将其报告给您的主管和信息官员。